Bagi mereka yang bekerja dalam sektor pengurusan dan pentadbiran, pastinya akan kerap ‘bermain’ dengan emel setiap hari.
Sama juga situasinya dengan kita, ada kalanya perlu berbalas emel dengan pihak lain sama ada atas urusan kerja, perniagaan, iklan, hebahan dan lain-lain.
Perasan atau tidak, dalam ruangan membalas emel, ada bahagian ‘CC’ dan ‘BCC’ yang disertakan sekali sebagai sasaran penerima emel yang kita hantarkan.
Persoalannya, adakah kita benar-benar faham apakah fungsi ‘CC’ dan ‘BCC’ tersebut? Mari ikuti perkongsian oleh warga Twitter Liyana Abdul di bawah ini.
ADAB REPLY EMAIL.
Apakah maksud To; CC; BCC?
Siapakah yang perlu membalas email tersebut?
Ramai yang masih kurang faham tentang etika membalas email.
Ini yang saya kongsikan dengan pelajar saya sebelum mereka memulakan internship atau bekerja. pic.twitter.com/gmoWFbFsL7
— Liyana Abdul (@LinkitMy) February 19, 2021
1. “To” bermaksud email itu ditujukan kepada siapa, dan hanya individu yang di dalam kategori “To” sahaja yang perlu membalas email tersebut.
Apabila anda menerima sesuatu email, pastikan anda melihat dahulu adakah email itu diajukan kepada anda seorang, atau terdapat “CC”.
— Liyana Abdul (@LinkitMy) February 19, 2021
2. Sekiranya anda terletak dalam kategori “To” dan terdapat email lain di dalam “CC”,
pastikan anda membalas email tersebut dengan “Reply All”.
Bermakna respon dari anda itu akan dimaklumkan juga kepada mereka yang di dalam “CC”.
Rude ya kalau setakat “Reply” kepada sender 👎🏼 pic.twitter.com/ptAn6gVTBF
— Liyana Abdul (@LinkitMy) February 19, 2021
3. “CC” bermaksud Carbon Copy.
Mereka yang terletak dalam kategori “CC” TIDAK PERLU reply email tersebut.“CC” adalah sebagai salinan dari sender, kebiasaannya untuk memaklumkan yang lain tentang email tersebut.
What if anda di “CC” tetapi anda nak reply sebab ada add-on info?
— Liyana Abdul (@LinkitMy) February 19, 2021
4. If you’re in the “CC” and you think there’s something you need to add, please reply to original sender ONLY.
Bukan reply kepada semua 🙅🏻♀️
Beritahu sender, apa yang perlu ditambah tolak dari email asal.
— Liyana Abdul (@LinkitMy) February 19, 2021
5. “BCC” bermaksud Blind Carbon Copy. Sebagai penerima email yang berada dalam “To” dan “CC”,
anda TIDAK TAHU siapa yang di “BCC”. Sebab “BCC” tidak akan keluar dalam email details.Sebab tu bila dapat email, kena respon kalau perlu.
Kita tak tahu kalau sender “BCC” boss 🤭
— Liyana Abdul (@LinkitMy) February 19, 2021
6. Contoh situasi HR hantar email tentang cadangan cuti tanpa gaji kepada anda, dia “CC” kepada account, dan “BCC” kepada boss, sebab boss nak tahu apa respon you.
Jadi, sentiasa lah beradab setiap kali reply email, walaupun anda rapat dengan sender.
— Liyana Abdul (@LinkitMy) February 19, 2021
7. Sentiasa beritahu yang anda telah menerima email tersebut. As simple as
“Hello, Hannah.
Thank you for the email. I shall get back to you shortly.”Ni contoh ayat sahaja. Bergantung kepada situasi.
Yang penting, always acknowledge the sender that you have received the email
— Liyana Abdul (@LinkitMy) February 19, 2021
8. If you want to protect an email from spam messages, or make the email address invisible, that is when you use “BCC”.
“BCC” juga akan menghadkan penerimaan unnecessary replies.
Kalau anda forward email tersebut, email address “BCC” won’t be included. It keeps the privacy.
— Liyana Abdul (@LinkitMy) February 19, 2021
9. Lagi informasi tentang “BCC”. Untuk menggalakkan reply secara lebih efektif, first sender kena faham konsep dan keperluan “To”, “CC” dan “BCC”.https://t.co/gdSneM7JAF
— Liyana Abdul (@LinkitMy) February 19, 2021
10. Another information on “BCC”. Altho the “Reply all” and “Forward” doesn’t include BCC, to keep your safe guard, always respond to email if you’re the “To” 😉https://t.co/7ORrGTgec8
— Liyana Abdul (@LinkitMy) February 19, 2021
Sumber: Twitter Liyana Abdul
